Evenement organiseren

Voor het organiseren van een evenement heeft u een vergunning nodig. Deze vraagt u aan in de gemeente waar het evenement plaatsvindt. Onder bepaalde voorwaarden kunt u een evenement zonder vergunning organiseren.

Beschrijving

Covid-19

Op dit moment moeten, als gevolg van het aantal Covid19- besmettingen, sociale contacten zoveel mogelijk beperkt worden. De meeste evenementen zijn verboden. Uitgezonderd zijn:

  • Betogingen, samenkomsten en vergaderingen volgens de Wet openbare manifestaties;
  • Warenmarkten voor eerste levensbehoeften.

Wie bepaalt dat een evenement moet worden geannuleerd?

De Rijksoverheid bepaalt op basis van de coronasituatie of evenementen in een bepaalde periode worden verboden. Het streven is om 3 tot 6 weken van tevoren duidelijkheid te kunnen bieden of evenementen in een bepaalde periode kunnen doorgaan of niet. De kans blijft bestaan dat een verbod kort op de datum van een evenement wordt aangekondigd. U als organisator moet dan zelf zorgen voor het annuleren en het informeren van de bezoekers.

Op dit moment is het nog niet duidelijk wanneer u weer evenementen kan organiseren. Dit hangt af van:

  • het aantal besmettingen;
  • het effect van maatregelen;
  • de oplopende vaccinatiegraad;
  • de ervaringen met de praktijktesten;
  • op termijn het inzetten van toegangstesten bij bepaalde evenementen of activiteiten. 

Normaal gesproken duurt het verlenen van een vergunning ongeveer acht weken. Bij het aanvragen van een vergunning is een COVID-19 (corona) toets opgenomen. De resultaten van deze toets kunnen ook gevolgen hebben voor het proces van aanvraag en het evenement zelf. Natuurlijk gelden ook de landelijke regels die zich richten op het aantal bezoekers en de anderhalve meter afstand. De organisator van een evenement moet zich ervan bewust zijn dat hij hiervoor verantwoordelijk is en dat de aanvraag ook hierop getoetst wordt. De regels kunnen tussentijds veranderen, bijvoorbeeld bij een nieuwe uitbraak. Dat kan gevolgen hebben voor (de doorgang van) het evenement. Houd daar altijd rekening mee.

Gemeente Overbetuwe vraagt aan organisatoren om bij de vergunningaanvraag een COVID-19 plan als bijlage bij de aanvraag toe te voegen, waarin staat beschreven hoe aan de coronamaatregelen wordt voldaan. Het opstellen van een COVID-19 plan is verplicht. Indien dit plan niet bij de aanvraag wordt ingediend, is de aanvraag onvolledig en kan deze buiten behandeling worden gelaten of geweigerd.

In het Infoblad COVID-19 (Pdf, 670kB) vindt u de maatregelen welke in het COVID-19 plan dienen te worden uitgewerkt om het risico voor het organiseren van een evenement tot een aanvaardbaar niveau te brengen.

Door onder meer beantwoording en uitwerking van onderstaande vragen geeft de organisatie een compleet beeld van de te nemen maatregelen:

  • Beschrijf hoe wordt gezorgd dat bezoekers/deelnemers te allen tijde 1,5 meter afstand kunnen houden
  • Beschrijf hoe wordt gezorgd voor gescheiden verkeersstromen van personen op het evenemententerrein
  • Beschrijf hoe wordt gezorgd voor gescheiden verkeersstromen van personen bij gebruik van sanitaire voorzieningen
  • Beschrijf welke hygiënemaatregelen worden getroffen voor het tegengaan en verspreiding van het virus
  • Beschrijf als er zitplaatsen zijn hoe wordt gezorgd dat personen daar op een goede manier komen en blijven
  • Beschrijf hoe de gezondheidscheck plaatsvindt

Per evenement kunnen er nog specifieke voorwaarden opgelegd worden.

Voorwaarden

De vergunning kan onder meer worden geweigerd in het belang van

  • De openbare orde;
  • De openbare veiligheid;
  • De volksgezondheid;
  • De bescherming van het milieu.

Geen vergunning nodig

Als uw evenement aan alle onderstaande voorwaarden voldoet, heeft u geen vergunning nodig. U moet wel altijd uw evenement aanmelden voor de evenementenkalender (Pdf, 39kB). U kunt op dit formulier aangeven of u gemeentematerialen nodig heeft. Zo is iedereen op de hoogte dat er een evenement wordt georganiseerd.

  • Er zijn minder dan 150 personen aanwezig of er worden er minder verwacht.
  • Het evenement omvat niet meer dan 1 straat of een deel daarvan.
  • Het duurt niet langer dan 1 dag.
  • Het evenement begint na 8.00 uur en eindigt voor 0.00 uur (op zondag t/m donderdag) of 1:00 uur (op vrijdag en zaterdag).
  • Uiterlijk een half uur voor het einde stopt de live- en/of versterkte muziek.
  • Het geluidsniveau, gemeten op twee meter uit de gevel, is lager dan 75dB(A).
  • De organisator zorgt voor de veiligheid van personen en zaken tijdens het evenement.
  • Er is geen belemmering voor het gebruik van de weg.
  • Het evenement wordt niet gehouden op een, door het college aangewezen, openbare plek.
  • Er is voor hulpdiensten vrije toegang van minimaal 3,25 meter breed en 4,50 meter hoog.
  • Er mogen maximaal 4 objecten (bijv. een springkussen) geplaatst worden met een maximale oppervlakte van 25 m2 per object. Objecten moeten goed vastgemaakt worden, zodat ze in alle weersomstandigheden blijven staan.
  • Er wordt geen podium geplaatst.
  • Er wordt geen alcohol verkocht.
  • De organisator is tijdens het evenement aanwezig als aanspreekpunt.
  • De organisator meldt het evenement uiterlijk 2 weken van te voren aan voor de evenementenkalender.

Als u niet aan alle voorwaarden voldoet, moet u een evenementenvergunning aanvragen.

Kosten

Het aanvragen van een evenementenvergunning is gratis.

Aanpak

U moet uw aanvraag tenminste 4 weken van te voren indienen, maar bij sommige grote evenementen hebben wij meer tijd nodig om af te stemmen met bijvoorbeeld de politie en/of brandweer. Wij raden daarom aan uw aanvraag 8 tot 12 weken van te voren in te dienen.
Voor elke aanvraag evenementenvergunning is ook een veiligheidsplan nodig, deze moet u tegelijk indienen.

Aanvraagformulier evenementenvergunning (Pdf, 288kB)

Veiligheidsplan (Docx, 198kB)

Aanvraagformulier buurt- of straatfeest (Pdf, 59kB)

In veel gevallen is er ook een gebruiksmelding brandveiligheid nodig. Kijk hiervoor op rijksoverheid.nl.

Extra informatie

De genoemde regels in onderstaande documenten moeten worden nageleefd. Houd er rekening mee dat hierop kan worden gecontroleerd.

Voordat u de vergunning aanvraagt, is het aan te bevelen te overleggen met de brandweer, politie en eventueel de ambulancedienst in verband met de voor het evenement benodigde voorzieningen zoals EHBO-posten, dranghekken en wegafsluitingen.